Informativa sul trattamento dei dati personali
EXREA S.r.l. — www.exrea.it
Resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.lgs. 196/2003, come modificato dal D.lgs. 101/2018.
Ultimo aggiornamento: 02/10/2026
1. Titolare del trattamento
EXREA S.r.l. Sede legale: Via Tomasi di Lampedusa 149, Pistoia Sede operativa: Via Pratese 199, 50145 Firenze C.F. e P.IVA 02136720477 Email: [email protected] — PEC: [email protected]
Per ogni questione relativa al trattamento dei dati personali, comprese le richieste di esercizio dei diritti descritti al punto 11, il riferimento è l’indirizzo [email protected].
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo i presupposti di cui all’art. 37 del GDPR.
2. Ambito di applicazione
La presente informativa riguarda i dati personali raccolti attraverso il sito www.exrea.it e i servizi in esso integrati, compreso l’assistente conversazionale basato su intelligenza artificiale.
Si applica altresì ai domini exrea.io ed exrea-production.it, riconducibili allo stesso Titolare, sui quali sono pubblicate le esperienze dimostrative e i configuratori tridimensionali. Tali contenuti operano come rappresentazione grafica eseguita nel browser dell’utente e non raccolgono né conservano dati personali. Per funzionare possono caricare componenti software da reti di distribuzione di terzi, con la conseguente trasmissione dell’indirizzo IP, come descritto al § 6 della Cookie Policy.
L’informativa non si estende ai siti di terzi eventualmente raggiungibili tramite collegamenti ipertestuali, rispetto ai quali il Titolare non esercita alcun controllo.
3. Categorie di dati trattati
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| Dati di contatto | Nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, azienda di appartenenza |
| Dati relativi alla richiesta | Settore di attività, obiettivo, budget indicativo, testo del messaggio, interesse per una dimostrazione |
| Contenuti conversazionali | Il testo digitato dall’utente nell’assistente conversazionale e le risposte generate |
| Dati di navigazione | Indirizzo IP, tipo e versione del browser, sistema operativo, pagine visitate, data e ora di accesso, risoluzione dello schermo, lingua, sito di provenienza |
| Identificativi online | Cookie e identificativi pseudonimi associati agli strumenti statistici e pubblicitari |
I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato, attraverso il sito oppure nell’ambito di contatti commerciali diretti.
Il Titolare non richiede né intende raccogliere categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 del GDPR (dati relativi alla salute, convinzioni, appartenenza sindacale e simili), né dati giudiziari. L’assistente conversazionale è configurato per non sollecitare informazioni di questo tipo, né dati riferiti a soggetti terzi. Si invita l’utente a non inserirne nei moduli o nella chat.
4. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione
4.1 Navigazione del sito e sicurezza
| Dati | Dati di navigazione, log tecnici del server e log generati dagli strumenti di sicurezza del sito (protezione da accessi abusivi, firewall applicativo, tentativi di accesso all’area riservata) |
| Finalità | Erogare il sito, garantirne il funzionamento e la sicurezza, prevenire abusi e accertare eventuali responsabilità in caso di illeciti informatici |
| Base giuridica | Legittimo interesse del Titolare alla sicurezza della propria infrastruttura (art. 6.1.f GDPR) |
| Conservazione | Log del server: 30 giorni, secondo le impostazioni del fornitore di hosting. Log degli strumenti di sicurezza: 30 giorni |
Protezione dei moduli da spam e abusi. I moduli del sito sono protetti da Cloudflare Turnstile, servizio di Cloudflare, Inc., che verifica in modo automatico, senza richiedere alcuna azione all’utente, che l’invio non provenga da un programma automatizzato. A tal fine sono trattati dati tecnici del dispositivo e della navigazione (indirizzo IP, tipo e versione del browser, caratteristiche del dispositivo e dell’interazione con la pagina). La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza del sito e alla prevenzione degli abusi (art. 6.1.f GDPR). Il servizio non installa cookie di profilazione e i dati non sono utilizzati per finalità pubblicitarie. Cloudflare tratta tali dati come descritto nel Turnstile Privacy Addendum.
4.2 Modulo di contatto e richiesta di dimostrazione
| Dati | Dati di contatto e dati relativi alla richiesta |
| Finalità | Rispondere alla richiesta, fornire informazioni e preventivi, gestire la trattativa commerciale e i rapporti precontrattuali |
| Base giuridica | Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b GDPR). In caso di conclusione di un contratto: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) e adempimento degli obblighi di legge amministrativi, contabili e fiscali (art. 6.1.c GDPR) |
| Conservazione | 24 mesi dall’ultimo contatto intercorso con l’interessato. Il messaggio inviato è archiviato sia nella casella di posta del Titolare sia nella base dati del sito, ospitata in Italia, e da entrambe è cancellato alla scadenza del termine. Se la richiesta porta alla conclusione di un contratto, i dati necessari alla sua gestione e agli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali (dati anagrafici e fiscali, contratto, fatture e relativa corrispondenza) sono conservati per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, in ottemperanza agli obblighi di legge (art. 2220 del Codice civile) |
| Conferimento | I campi contrassegnati come obbligatori sono necessari per poter dare riscontro; il mancato conferimento impedisce la risposta. I restanti campi sono facoltativi |
4.3 Assistente conversazionale basato su intelligenza artificiale
Il sito mette a disposizione un assistente conversazionale che utilizza un sistema di intelligenza artificiale. L’utente ne è informato all’apertura della conversazione.
| Dati | Contenuto dei messaggi scambiati; se l’utente decide di lasciarli, i dati di contatto |
| Finalità | Fornire risposte alle domande sull’attività e sui servizi del Titolare; se l’utente lascia i propri riferimenti, dare seguito alla richiesta come al punto 4.2 |
| Base giuridica | Esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b GDPR); legittimo interesse al funzionamento e alla protezione del servizio da usi abusivi (art. 6.1.f GDPR) |
| Conservazione | Le conversazioni non sono archiviate sull’infrastruttura che eroga il servizio. Qualora l’utente lasci i propri contatti, la trascrizione della conversazione è trasmessa ai sistemi del Titolare e conservata per 24 mesi dall’ultimo contatto |
Come funziona, in concreto. L’assistente non installa cookie e non associa alla conversazione alcun identificativo dell’utente: al servizio viene trasmesso soltanto il testo dei messaggi. Il messaggio transita su un’infrastruttura tecnica che non lo conserva e viene trasmesso a un fornitore di modelli di intelligenza artificiale, che genera la risposta. Presso tale fornitore il contenuto è cancellato automaticamente entro 30 giorni e non è utilizzato per l’addestramento dei modelli. Sull’infrastruttura di transito permangono unicamente due dati tecnici a scadenza automatica: un contatore di utilizzo privo di dati personali e un contatore di protezione da abusi fondato sull’indirizzo IP reso pseudonimo mediante hash, con durata di pochi minuti.
Conservazione presso il fornitore del modello. Nel caso in cui una conversazione sia segnalata per violazione delle condizioni d’uso, il fornitore può conservare messaggi e risposte fino a 2 anni e i relativi indicatori di sicurezza fino a 7 anni.
Si raccomanda di non inserire nella chat dati non necessari, né informazioni riferite ad altre persone.
4.4 Contatto tramite WhatsApp
Il sito mette a disposizione un collegamento che consente di avviare una conversazione con il Titolare tramite WhatsApp Business. Il collegamento non carica risorse esterne e non installa alcun tracciante: la piattaforma viene aperta soltanto su iniziativa dell’utente.
| Dati | Numero di telefono, nome e immagine del profilo, contenuto dei messaggi scambiati |
| Finalità | Rispondere alle richieste di informazioni e gestire i contatti commerciali |
| Base giuridica | Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b GDPR) |
| Conservazione | 24 mesi dall’ultimo contatto. I dati di contatto eventualmente riportati nell’archivio del Titolare seguono il medesimo termine |
| Conferimento | Libero e facoltativo: il medesimo contatto può avvenire via email o attraverso il modulo del sito |
Il servizio è fornito da Meta Platforms Ireland Ltd., che opera quale titolare autonomo del trattamento per quanto riguarda il funzionamento della piattaforma e i dati che tratta per proprie finalità. L’utilizzo di WhatsApp è pertanto soggetto anche all’informativa privacy di Meta, che si invita a consultare.
L’utenza aziendale è gestita esclusivamente dal legale rappresentante del Titolare. Si invita a non trasmettere tramite questo canale dati particolari ai sensi dell’art. 9 del GDPR, né informazioni riferite a terzi.
I messaggi ricevuti tramite WhatsApp non sono utilizzati per l’invio di comunicazioni commerciali: a tal fine è necessario un consenso specifico, che non si intende prestato per il solo fatto di aver contattato il Titolare su questo canale.
4.5 Misurazione statistica
| Dati | Identificativi pseudonimi, indirizzo IP, dati di navigazione, interazioni con le pagine (visualizzazioni, scorrimento, avvio e invio dei moduli) |
| Strumento | Google Analytics 4 |
| Finalità | Comprendere l’utilizzo del sito e migliorarne i contenuti |
| Base giuridica | Consenso dell’interessato (art. 6.1.a GDPR), prestato tramite il banner sui cookie per la categoria “Statistiche” |
| Conservazione | Dati degli eventi: 2 mesi. Dati utente: 14 mesi, termine che decorre nuovamente a ogni nuova interazione dell’utente con il sito |
Google Analytics è attivato soltanto se l’utente acconsente alla categoria “Statistiche”. I dati sono inviati all’endpoint regionale europeo del servizio.
4.6 Marketing, remarketing e misurazione delle campagne
| Dati | Identificativi pubblicitari, dati di navigazione, eventi di conversione, indirizzo email in forma pseudonimizzata (vedi sotto) |
| Strumenti | Google Ads (misurazione delle conversioni, remarketing, liste di utenti); segmenti di pubblico di Google Analytics condivisi con Google Ads |
| Finalità | Misurare l’efficacia delle campagne pubblicitarie e riproporre messaggi promozionali a chi ha già visitato il sito |
| Base giuridica | Consenso dell’interessato (art. 6.1.a GDPR), prestato tramite il banner sui cookie per la categoria “Marketing” |
| Conservazione | Secondo le durate indicate nella cookie policy e i termini di conservazione di Google |
Google Ads è attivato soltanto se l’utente acconsente alla categoria “Marketing”.
Segmenti di pubblico da Google Analytics. Gli account Google Analytics e Google Ads del Titolare sono collegati. Se l’utente ha prestato il consenso sia alle statistiche sia al marketing, i dati raccolti tramite Google Analytics possono essere utilizzati per costruire segmenti di pubblico destinati al remarketing su Google Ads.
Conversioni avanzate. Se l’utente ha prestato il consenso al marketing, al momento dell’invio del modulo di contatto l’indirizzo email indicato è trasmesso a Google in forma pseudonimizzata mediante hash, al solo fine di misurare l’efficacia delle campagne (funzionalità “conversioni avanzate”). Il trattamento è regolato dai Termini relativi ai dati dei clienti di Google. In assenza di consenso al marketing, né l’indirizzo email né la conversione vengono trasmessi.
Queste attività comportano una profilazione a fini di marketing, fondata sul consenso e revocabile in qualsiasi momento tramite il pulsante “Gestisci consenso” (vedi punto § 5 e § 7 della Cookie Policy).
4.7 Comunicazioni commerciali
| Dati | Indirizzo email, nome, azienda |
| Finalità | Invio di comunicazioni commerciali e informative sui prodotti e servizi del Titolare |
| Base giuridica | Consenso libero, specifico e facoltativo dell’interessato (art. 6.1.a GDPR), prestato mediante apposita casella separata in sede di compilazione del modulo online oppure su modulistica cartacea raccolta in occasione di incontri commerciali, fiere ed eventi. Il consenso è registrato unitamente alla data in cui è stato prestato |
| Conservazione | Fino a revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione dell’interessato |
Il consenso è revocabile in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento già effettuato, scrivendo a [email protected] o rispondendo a una qualsiasi delle comunicazioni ricevute.
Modalità di invio. Le comunicazioni sono inviate singolarmente dalla casella di posta aziendale del Titolare. Non sono utilizzati servizi di invio massivo né strumenti che rilevano l’apertura dei messaggi o i clic sui collegamenti. Qualora in futuro il Titolare adotti strumenti di questo tipo, la presente informativa sarà aggiornata e il relativo tracciamento sarà attivato solo previo consenso specifico.
Clienti. Nei confronti di chi abbia acquistato prodotti o servizi, il Titolare può inviare comunicazioni relative a prodotti o servizi analoghi a quelli oggetto della fornitura, ai sensi dell’art. 130, comma 4, del Codice in materia di protezione dei dati personali, con facoltà di opporsi in qualsiasi momento, anche semplicemente rispondendo a una delle comunicazioni ricevute.
4.8 Richiesta di materiali informativi (white paper e report)
| Dati | Nome, azienda e indirizzo email aziendale indicati nel modulo di richiesta |
| Finalità | a) Inviare via email il materiale richiesto; b) ricontattare individualmente l’interessato via email per approfondire i temi del materiale scaricato e valutare il suo interesse per i servizi del Titolare collegati a tali temi |
| Base giuridica | a) Esecuzione di misure adottate su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b GDPR); b) legittimo interesse del Titolare a dare seguito alla richiesta di un contatto professionale che ha manifestato interesse per uno specifico ambito dei propri servizi (art. 6.1.f GDPR). L’interessato può opporsi in qualsiasi momento al ricontatto, senza formalità, scrivendo a [email protected] o rispondendo al messaggio ricevuto |
| Conservazione | 24 mesi dall’ultimo contatto intercorso con l’interessato. In caso di opposizione al ricontatto, i dati non sono più utilizzati per la finalità b) |
| Conferimento | Necessario per ricevere il materiale: il mancato conferimento impedisce l’invio. L’invio di comunicazioni commerciali e informative di carattere generale, come aggiornamenti sui servizi, avviene solo con il consenso facoltativo descritto al punto 4.7 |
5. Cookie e altri strumenti di tracciamento
Il sito utilizza cookie tecnici, statistici e di marketing, oltre a strumenti che trasmettono dati a terzi senza scrivere cookie nel dispositivo dell’utente.
I cookie e gli strumenti non tecnici sono attivati esclusivamente previo consenso dell’interessato, raccolto mediante banner conforme alle Linee guida cookie e altri strumenti di tracciamento del Garante per la protezione dei dati personali (provv. n. 231 del 10 giugno 2021). Il consenso è raccolto separatamente per le categorie “Statistiche” e “Marketing”: ciascuna categoria attiva soltanto gli strumenti che le appartengono.
Il consenso è revocabile o modificabile in qualsiasi momento attraverso il pulsante “Gestisci consenso”, sempre disponibile su ogni pagina del sito.
Per l’elenco puntuale dei traccianti, la relativa classificazione, le finalità, le durate e i criteri di codifica adottati si rinvia alla Cookie Policy, che costituisce parte integrante della presente informativa.
6. Destinatari dei dati e responsabili del trattamento
I dati personali sono trattati esclusivamente dal legale rappresentante del Titolare. Non vi accedono altri soggetti interni né collaboratori esterni. I dati possono essere comunicati ai seguenti soggetti, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR:
| Soggetto | Ruolo | Ubicazione del trattamento |
|---|---|---|
| Aruba S.p.A. | Hosting del sito e della relativa base dati (compresi i messaggi inviati tramite i moduli e la registrazione dei consensi), gestione dei domini | Italia |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Google Workspace (posta elettronica, compreso l’invio delle email automatiche del sito come conferme e notifiche dei moduli, e archiviazione documentale), Google Analytics, Google Ads | Regione di archiviazione impostata sull’Europa; per alcune funzionalità il trattamento può avvenire su infrastruttura globale |
| Anthropic PBC | Generazione delle risposte dell’assistente conversazionale | Stati Uniti |
| Cloudflare, Inc. | Infrastruttura di transito dell’assistente conversazionale; protezione dei moduli da spam e abusi (Cloudflare Turnstile) | Infrastruttura distribuita |
Meta Platforms Ireland Ltd. tratta i dati relativi al servizio WhatsApp Business quale titolare autonomo del trattamento, come descritto al punto 4.4.
I dati possono inoltre essere comunicati a professionisti e consulenti del Titolare per adempimenti di legge, nonché ad autorità pubbliche ove previsto dalla normativa vigente.
I dati non sono oggetto di diffusione né di cessione a terzi per finalità promozionali proprie di questi ultimi.
7. Trasferimento dei dati fuori dall’Unione europea
I dati raccolti tramite i moduli del sito sono conservati sui server di Aruba S.p.A., in Italia. Per tale trattamento non si verifica alcun trasferimento all’estero.
I dati archiviati nei sistemi Google Workspace hanno regione di archiviazione impostata sull’Europa. I dati trattati tramite Google Analytics e Google Ads, nonché alcune funzionalità di Google Workspace, possono essere trattati su infrastruttura globale, con le garanzie previste dal Data Privacy Framework UE-USA e dalle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea.
I dati tecnici trattati da Cloudflare Turnstile per la protezione dei moduli possono essere elaborati sull’infrastruttura globale di Cloudflare, Inc., con sede negli Stati Uniti, con le garanzie previste dal Data Privacy Framework UE-USA e dalle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea.
Il trattamento connesso all’assistente conversazionale comporta la trasmissione del contenuto dei messaggi a un fornitore con sede negli Stati Uniti. Il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea (Decisione di esecuzione (UE) 2021/914), incorporate nell’accordo sul trattamento dei dati del fornitore.
Il servizio di messaggistica WhatsApp, fornito da Meta Platforms Ireland Ltd., può comportare il trattamento di dati su infrastruttura situata negli Stati Uniti, secondo quanto dichiarato nell’informativa del fornitore.
L’interessato può richiedere copia delle garanzie adottate scrivendo a [email protected].
8. Riepilogo dei tempi di conservazione
| Dato | Termine |
|---|---|
| Richieste dai moduli, trascrizioni delle conversazioni e messaggi ricevuti tramite WhatsApp | 24 mesi dall’ultimo contatto |
| Dati relativi a contratti conclusi (dati anagrafici e fiscali, contratto, fatture e relativa corrispondenza) | 10 anni, per obblighi di legge in materia amministrativa, contabile e fiscale (art. 2220 c.c.) |
| Dati trattati per finalità di marketing | Fino a revoca e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione |
| Contenuto delle conversazioni presso il fornitore del modello di IA | Cancellazione entro 30 giorni (fino a 2 anni in caso di segnalazione per violazione delle condizioni d’uso) |
| Dati statistici (Google Analytics) | 2 mesi (eventi) e 14 mesi (dati utente) |
| Log del server e degli strumenti di sicurezza | 30 giorni |
| Registrazione del consenso ai cookie | Per la durata necessaria a dimostrare il consenso prestato |
| Cookie e identificativi | Durate indicate nella cookie policy |
Decorsi tali termini i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo diverso obbligo di legge o necessità di accertamento e difesa di un diritto in sede giudiziaria.
9. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli è necessario per ottenere riscontro alla richiesta: il mancato conferimento impedisce al Titolare di rispondere.
Il conferimento dei dati per finalità statistiche e di marketing è facoltativo: il rifiuto non pregiudica in alcun modo la possibilità di utilizzare il sito, di inviare una richiesta e di riceverne risposta.
L’utilizzo dell’assistente conversazionale è libero e facoltativo; l’utente decide autonomamente se e quali informazioni inserirvi.
10. Processo decisionale automatizzato
Il Titolare non adotta processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato o che incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona, ai sensi dell’art. 22 del GDPR.
Le risposte dell’assistente conversazionale sono generate automaticamente, ma hanno finalità meramente informativa e non determinano alcuna decisione nei confronti dell’utente.
Gli strumenti pubblicitari descritti al punto 4.6 comportano attività di profilazione a fini di marketing, fondata sul consenso e revocabile in qualsiasi momento.
11. Diritti dell’interessato
L’interessato ha diritto, nei limiti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR, di:
- accedere ai propri dati personali e ottenerne copia;
- ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
- ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti;
- ottenere la limitazione del trattamento;
- ricevere i dati in formato strutturato e trasmetterli a un altro titolare (portabilità);
- revocare il consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Diritto di opposizione (art. 21 GDPR). L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati fondato sul legittimo interesse del Titolare (punti 4.1, 4.3 e 4.8). Ha inoltre il diritto di opporsi in qualsiasi momento, senza necessità di motivazione, al trattamento dei dati per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione connessa: in tal caso i dati non saranno più trattati per tali finalità.
I diritti si esercitano scrivendo a [email protected]. Il Titolare fornisce riscontro entro un mese dal ricevimento della richiesta, prorogabile di due mesi in caso di particolare complessità.
L’interessato che ritenga violati i propri diritti può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it) oppure ricorso all’autorità giudiziaria.
12. Minori
I servizi offerti attraverso il sito sono rivolti a soggetti che operano in ambito professionale e non sono destinati a minori di anni 14. Il Titolare non raccoglie consapevolmente dati riferiti a minori. Qualora venga a conoscenza di averne acquisiti, provvede alla cancellazione.
13. Sicurezza
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da distruzione, perdita, accessi non autorizzati o trattamenti illeciti, tra cui la limitazione dell’accesso agli archivi alla sola persona del legale rappresentante, l’autenticazione a più fattori sugli account che vi danno accesso, strumenti di protezione del sito da accessi abusivi e la trasmissione cifrata delle comunicazioni.
14. Modifiche alla presente informativa
Il Titolare si riserva di modificare la presente informativa in qualsiasi momento, dandone comunicazione mediante pubblicazione su questa pagina. Si invita a consultarla periodicamente, verificando la data di ultimo aggiornamento riportata in apertura.
Qualora le modifiche incidano in modo sostanziale sui diritti degli interessati o introducano nuove finalità di trattamento, il Titolare ne darà comunicazione diretta agli interessati di cui possiede i recapiti, prima che le modifiche producano effetto. Per le nuove finalità fondate sul consenso, i dati saranno trattati solo dopo aver ottenuto un nuovo consenso.
